令和４年６月定例会（第２回）答弁内容

１０番（小田原優）登壇

皆様、おはようございます。市民くらぶ所属の議席番号10番、小田原でございます。
いつも言い直すんですけど、私、「おだはら」ですので──マスクを取らせていただきます。「おだはら」なんですけど、時々「おだわら」って皆さんから言われるんですから、言い直しておりますけど、小田原でございます。よろしくお願いします。
それから、本日は、傍聴席に早朝よりお越しの皆様、ありがとうございます。御礼申し上げます。
さて、私は、本日、公文書の管理について質問を行うわけですが、質問の趣旨としては、近年、関連法の制定とか、国による運用等が示されまして、公文書等の取扱に関して大きく変化してきたことが目的です。市役所の業務、特に公共事業に与える影響や、その公文書等に関する市の考えが組織の末端まで浸透しているかを確認するための一般質問でございました。
それでは、質問にあたり通告書を読み上げさせていただきます。
公文書等の管理について。
要旨１、姶良市における公文書及び公用文書に対する考え方について。
公文書において公務員がその執務に関し作成した文書等は公文書と呼ばれますが、私文書等を含む広義での公用文書、そして、行政文書など関連法により、その取扱により分類されております。
本市の公文書及び公用文書に対する考え方と保管保存管理、そして破棄までの取扱についてお伺いします。
要旨２、姶良市文書取扱規程と公文書等の管理に関する法との整合性についてです。
公文書は、原則、全て開示であると私は考えております。市においても文書取扱規程を遵守されていると考えておりますが、公文書等の管理に関する法、以後、文書管理法と言います。省略させていただきます。との整合性についてはどう考えますか、お伺いします。
要旨３、文書管理の運用状況についてお伺いします。
国が文書管理業務の業務・システム最適化計画の中で、電子決裁まで含む文書管理に触れております。
本市においても文書管理システムが適切に稼働していると思いますが、職員がその職務に関し、必要とする公文書を検索するに、どの程度の時間単位で、保管保存場所を特定し必要とする職員の手元に届くか、教えてください。
要旨４、公共事業にかかる公文書管理の範囲と遵守状況について。
公文書や保有個人情報の開示請求を行いました。その結果、本来、保管保存されるべき公文書が存在しないなどの理由で一部・不開示通知されております。その中には人事記録等もございます。
開示申請を受理してから15日以内には開示決定されるようになっておりますが、中には該当する文書がなかなか見つからずに、日延べを申し出てくる事案もございます。これについては、姶良市のみならず、県や国などでも同じような感じでした。
これらは公文書の適切な仕分けと保管・保存管理がなされていない証左であり、ほかには事務手続システムそのものに問題があるものと思料され、文書管理法のガイドラインでも示しておりますとおり、個人の権利の得喪、そして、組織の意思決定に至る協議内容を示す記録等も公文書に含まれるものとされます。この中には、メモや録音記録なんかも含まれていると示しております。当然に公共事業に関する諸手続にかかる文書等もその保管保存管理が定められております。
１つの例として、入札等にかかる事務手続で指名推薦があります。所管課で定めた審査基準に基づいて推薦された中から指名委員会において指名推薦業者が決定し、当該業者間で入札が行われるものと理解しております。つまり落札までの一連の流れを示す執行伺い、予算行動を起こしていいかという伺いです。入札に関する稟議書などは公正公平な入札を維持するための重要な公文書でございます。しかし、保存期間中にもかかわらず、存在しない旨の不開示決定がなされている事例もございました。このことについてどう考えますでしょうか。
要旨５、公文書管理状況が公共事業に与える関連性について。
これは、先ほど、先日も先輩議員のほうからも、ちょっと質疑がありまして、質問がありましたけど、ちょっとかぶりますが、読ませていただきます。
平成30年１月27日午後11時頃、あいら斎場の炉前ホールの高さ12ｍの天井から、1枚の重さが数kgもある大型タイル（縦30cm横60cm）が８枚も落下した事故がありました。
この件について公文書開示請求を行い調査しました結果、まず建築設計業務委託業者の選定に当たって適切に事務手続が行われなかったと思料される内容が記されております。
指名業者を決定する複数項目設けている審査基準書、この中には、施工監理業務の実績等が存在するはずですが、開示請求では存在しない旨の回答でございました。
開示請求の結果、開示された文書は公文書ですので、これは揺るぎのないものだと思います。さらに調査していくと、県内８業者が指名推薦されていた最初の執行伺いが理由なく破棄され、前執行伺いでは候補に上がっていなかった、ほとんど県外の業者７社が指名された経緯が明らかになっています。
この人命にも影響する事故は、公文書に対する市のずさんな考え方が招いたものと思います。
市長の就任前の事件ではありますが、今の姶良市長としてはどう考えますでしょうか。
要旨６、公文書作成等の電子化と公的署名を活用した保存管理の検討について。
公用文書の破棄や改ざんについては刑法でも実刑などが設けられていますが、その管理については厳正なものであるべきものと考えております。
消えた年金記録問題を発端とした公文書管理法が定められましたが、国が出したガイドラインでは細かく公文書等の取扱について定められております。市役所内における公文書の管理について参考になるものだと思っております。
施政方針の中で市長は電子決裁やデジタル化推進に取り組む姿勢を表明されております。恐らくは将来発生することの重要性にいち早く気づかれ、施策を講じられたものと私は思っておりますが、この先、保管・保存管理する公文書は膨大な量になっていくものと考えております。特に現在の保存文書に加えて、毎年発生する永久保存文書。この公文書の存在がございます。
現在の紙ベースでの公文書保管には限界があるのではないかと思いますが、どうお考えになりますでしょうか。
要旨７、新たな公文書作成は永久に続きますが、この先間違って公文書の破棄や改ざんが行われないよう、最終的に起案決裁済の時点で各公文書類は、担当職員が将来にわたって責任を負うよう、公的認証制度を使った署名入りの電磁式記録のファイルとし、改ざん・破棄が生じないような保存を検討されてみてはどうでしょうか。
あとは、一般質問席から行います。よろしくお願いします。

◎市長（湯元敏浩）登壇

皆様、おはようございます。
小田原議員のご質問にお答えします。
公文書等の管理についての１点目のご質問にお答えします。
公文書とは、「市の職員が職務上作成し、または取得した文書、図画及び電磁的記録であって、市の職員が組織的に用いるものとして、市が保有するものをいう」と姶良市情報公開条例第２条第２項において規定しております。
また、公文書の作成・取得後、当該文書は事業・分類ごとにフォルダやボックスに分け、現在使用している文書及び前年度で完結した文書は、庁舎の執務室で管理し、その後は保存年限に応じて書類倉庫で管理しております。
保存年限経過後は、委託事業者において、細断による廃棄を行うなど、適正な処理を行っております。
２点目のご質問にお答えします。
公文書等の管理に関する法律では、公文書等の定義、作成、整理方法、保存年限の設定、廃棄などが規定されております。
本市においても、この法律に基づき、姶良市文書取扱規程を制定しており、公文書の作成・管理における取扱について必要な事項を定めていることから、整合は取れていると考えております。
３点目のご質問にお答えします。
本市では、合併後の平成24年度から文書管理システムを導入し、文書の作成等から廃棄まで一貫性のある取扱を実施しております。
現在、公文書を検索する際、対象となる文書を特定できる場合であれば、速やかに保管場所を検索することが可能であります。
４点目のご質問にお答えします。
公文書の管理については、作成等から廃棄に至るまで、市全体における統一的な公文書管理のルールに基づき、適正に事務を執行しております。
保存年限については、市文書取扱規程に定める保存年限の基準と保存対象文書の重要性を考慮して、各課長において設定し、公文書として作成・管理されているものは、一定期間保存した後、廃棄処分するサイクルで事務処理をしております。
５点目の質問にお答えします。
あいら斎場悠久の杜設計業務委託に関する文書開示につきましては、開示文書に指名推薦書が２種類存在することから、誤解が生じているものと考えます。
改めて作成された指名推薦書には、事業者を指名した選定基準として、平成26年度及び27年度本市の測量・建設コンサルタント業務等競争入札参加資格の認定を受け、建築設計・監理に登録されている事業者で、かつ、建築士法第23条の規定に基づく一級建築士事務所登録がされていること、一級建築士及び二級建築士を３人以上有していること及び過去２年間に、延べ床面積1,500ｍ２以上の新築・建替えの火葬場新設事業の基本設計、実施設計または工事監理業務のうち、いずれかの元請としての実績があることとしており、明確な根拠を有するものであり、改めて作成された指名推薦書自体に何ら問題はないものと考えます。
指名推薦をやり直した経緯については、当初推薦した事業者が、改めて作成された選定基準を満たしていなかったことに起因するものと思慮しますが、当初の指名推薦書及び指名推薦をやり直した経緯の分かる文書が存在せず開示できなかったことから、誤解を与える結果となりましたことは、誠に遺憾に思っております。
今後は市文書取扱規程に基づき、適切な文書管理を行ってまいります。
また、情報公開に対しては真摯に向き合うべきものと考えており、公文書開示請求がありましたら、内容を精査し、対応してまいります。
６点目の質問にお答えします。
紙ベースの公文書については、現在、市が管理する３か所の書類倉庫において、保存しております。
毎年発生する文書量は、事務の複雑化・多様化に比例して増加しており、ペーパーレス化、省スペース化の取組の一つとして、本市でも本年３月から電子決裁システムを導入しております。
現在のところ、部長決裁までの収受・起案文書を対象としておりますが、これまで必要としていた紙文書の保存スペースと作成・廃棄コストの大幅なスリム化が実現できるものと期待しております。
７点目のご質問にお答えします。
先ほど申し上げた電子決裁システムの導入により、起案文書は、担当した職員の氏名が明確に残るほか、上席の承認した職員や、最終的な決裁者である課長級以上の管理職に至るまで、誰が、いつ、承認・決裁したか記録に残ります。
また、決裁後は文書自体が凍結保存され、決裁権者であっても、システム上、修正や取り消すことはできない仕組みとなっております。
以上、お答えといたします。

◆１０番（小田原優）

今の回答書をある程度予想しましたが、予想以上の回答であったと思っています。
私も、この一般質問をする際にいろいろと調べてみました。近隣市町の状況や、それから姶良市の状況。姶良市はかなり進んでいるということが分かりました。
それで、私も、かつては、そちらのほうに座っておりましたが、その当時とはえらくシステムが変わって、皆さん、そういうふうに努力されているんだなということをつくづく痛感した次第です。
それから、１点だけ、ちょっと再質問させていただきたいんですが、昨日の先輩議員の質問の中でもありました火葬場の関係です。これ、今、市長の答弁のほうにありましたけど、この審査基準。これは確かに、この基準どおりであると思います。建築法23条、５年ごとの更新です。この中にも書いてあります。ただ、これは最初の指名推薦のときのものです。なぜかというと、担当でしたから。それ以上は言いません。それ以上言うと法に触れる可能性がありますので。
そして、私は今回、各課に、いろんなところに公文書開示請求をしております。公文書が開示されたものは、もう厳正なもので、それは否定することはできないと思います。
このように、市長が打った公文がいっぱいあります。先ほどありましたね。２回目のときには、建築審査基準というのがあるんですけど、２回目のときの、ここに指名委員会の会議録があるんです。これも開示されています。その中で、業者選定理由としては７項目あるんです。これは全然触れていません。今、審査基準に出すと。これは、そちらの方はご存じだと思うんですが、２回目のときに初めて載ったというふうに書いていますけど、２回目のときはかなり基準が緩和されています。当初の執行伺、それから指名推薦書のほうの５月22日の日付のを使ってますけど、これは鹿児島県内の業者がほとんどです。８社です。どこも一流企業だと思います。このときの基準は、延べ床面積1,500ｍ２以上で、過去において、このような事業をしたという、監理業務まで、施工監理業務までしたというふうになっております。
なぜ、そういうことを詳しく覚えているかというと、私が指示をしたからです。しっかりと覚えています。もし、これが、そういうふうに実態を、後のほうの指名推薦書のほうに審査基準を載っていたということであれば、いいんでしょうけど、これを故意にすると刑法に触れます。私はそう思います。ですから、ここで、どうのこうのは言いませんけど、今回、私が質問したということは、これは問題提起です。私が辞めた後は、すごく、文書管理についてはすごく進んで、皆さん努力されていることがよく分かりました。今後はそういったことがないように、市長自ら一所懸命、率先してされていると思いますので、この事件は過去のものです。ですから、これからの姶良市はそうあってほしくないなという、自分の経験から、そう願うだけです。
それから、昨日、火葬場関係がちょっと触れてなかったんですけど、30cm掛ける60cmのタイルというのはどのぐらいかというと、こう、こうですけど、この辺で行けば、議長後ろ席のタイルですか。石板タイル。あれより、ちょっと小さいぐらいですけど、陶板ですから、陶器か、磁器だと思いますから、かなりの重さです。あれが高さ12ｍ、ここで七、八ｍでしょうか。12ｍのところから、炉前ホール、最後のお別れをするところ。そこのところに落ちたわけです。そこの炉前ホールに何十名も最後の別れをされるときに、もし、上から落ちてきたときにはどうなるでしょうか。そういったのは、結局、公文書、結局、指名にかかる業者推薦がすごく雑だったからということじゃないかということに起因するんじゃないかと思っています。といいますのは、記録を見ますと、事件が起きたときに、すぐ市内の業者が建築をしたんですけど、２業者すぐ市長のほうに謝罪に来ております。この設計監理業者はとうとう来ておりません。これ県外の業者です。ほとんど。形だけ、市内に置いている業者なんですが、ここがしているんですけど、結局、市内の業者、鹿児島県内の業者じゃないから、何か事が起きたとき、すぐ来てくれない。そのために、最初の指名推薦の基準というのは、県内のほうの業者に限定したんじゃなかろうかというふうに記憶しておりますけど、ですから、この建築工事、火葬場の建築工事を行った市内の業者はとても大変だったと思います。それはもう設計に従って作業を行ったわけですから。ですから、最初に無理をして指名推薦、業者を決めたから、こういうのは、なあなあで、どんどんどんどん広がっていって、結局は市に対して大きな損害を与えることになったんじゃなかったかと思います。
それから、時間はたくさんありますけど、紙ベースの公文書の管理に関してですが、これについても、電子決裁をして、電子化を進め、そして、文書管理については倉庫なんかのスペースが減っていくということで、回答ありました。実にすばらしいことだと思います。それをどんどん進めていっていただきたいと思います。
それによって、今、市が管理する３か所の書類倉庫、次は、今回の件で、予算書をちょっと調べてみたんですけど、倉庫の借り上げ料はないみたいですね。ということは、無償で借りているか、その分、固定資産税の課税免除をしているか、何らかの市がその分を払っているんじゃないかなと思いますけど、公文書の管理が電子化されるについて、そういったスペースがなくなれば、そういった財源等も出てきて、ほかの事業のほうにも回せるんじゃなかろうかというふうに考えています。
今、私のほうで全て申し上げましたけど、再質問というのはありません。今、市が非常に取り組んでいるということがはっきりと分かりましたので、私の質問は、一応、これで終わらせていただきたいと思いますけど、最後に、これからも市役所の職員の皆様は、そういった立派な仕事をされているということを、それから健康に、私が言うべき立場じゃないですけど、健康に留意されて、これからも公務に励んでいただきたいと思います。
以上で質問を終わらせていただきます。